如何打造一個「高品質的遠端會議」?把握三大原則,有效提升線上溝通效率

出處:Boring Design Lab - Back to 24/未經授權請勿轉載

作者:Hao Huang

網路無國界,「遠端工作」已經稀鬆平常,只要一台電腦、連上網路,就可以跨越時區、空間與世界各地的人合作;如果你想的話,甚至可以不換衣服、不洗臉刷牙、不通車,在開會時間前10分鐘從床上爬起來打開電腦也來得及。


近來武漢肺炎(新型冠狀病毒)疫情延燒中,擔心群聚造成集體感染,許多公司分別實施線上會議、遠端工作,讓風險降到最低。「遠端工作」在此時看來是個不錯的方案,但他真的如此美好嗎?遠端可能面臨哪些問題、又有什麼解方?一起來討論吧!



遠端辦公的成效因公司而異,Boring的成員分散個地,不得不進行遠端工作。如何讓團隊可以正常溝通、運作是最重要的,所以我們每個禮拜三都會進行線上會議,時間從30分鐘到1小時不等。


在會議中,我們會決定未來的方向、聚焦上周的成果和指派代辦事項,就這樣與 YOTTA 完成了一堂每日設計線上課程,並共同發表了將近50篇文章。這樣的工作型態省力方便,也可能造成一些問題,以下是我們經常遇到的:


  • 溝通效率降低


在遠端工作的環境下一段時間後,我們發現遠端模式固然方便,卻也存在許多背後的問題。遠端工作畢竟不像在同一間辦公室一樣,電腦椅咻一下,就能滑到同事身邊立即討論;取而代之的是沒有情緒的文字訊息,在等待文字回覆一來一往的時間,都影響團隊溝通的順暢,有時候文字用詞也會造成溝通誤會的狀況。


  • 無法掌握團隊成員狀態


遠端工作很難掌握成員的狀態,同事A此時此刻在電腦桌前嗎? 同事B不回訊息是有其他事情耽擱嗎?現在團隊的進度到哪?成員是否有在動工了呢? 上級/成員之間無法立即確認彼此的狀態,都容易讓遠端團隊容易存有模糊空間,項目的進度如果沒有按時回報掌控,也容易讓團隊之間沒有共識。


所以這時,能直接聚焦討論的「遠端線上會議」就變得更加重要。要怎麼樣在有限的時間內,讓開會的效益最大化,是遠端工作團隊保持良好運作的重要環節。


遠端工作最需了解的:如何在有限的時間內,將效益最大化?圖片來源:unsplash

會議開始前,要先注意些什麼?

要進行一個有品質的線上會議,有哪些細節是該注意的? 我把「有品質的遠端會議」分成會議前、中、後三個階段,從會議流程開始說明需要的軟體工具及注意事項。


  • 訂定共通的會議時間 :小心時差讓你生不如死


如果團隊成員彼此之間都有明顯的時差,為了使每個人都能如期參與會議,你可以透過Google Calender來安排時間。像Boring的成員分隔台美歐,我們就是直接透過Calender看到對方的時區,並直接安排會議。


針對有時差的遠端團隊,請斟酌開會的時間點,盡量不要把會議時間安排在大清早或是凌晨。早上剛起床時,腦袋容易不清醒,而凌晨時剛結束忙碌的一天,這些都會影響與會者的開會狀態。


過去Sam有段時間在舊金山,並同時與紐約、日本和台灣進行線上工作。環境從辦公室搬到家中、咖啡廳、公園或是任何地方。一開始以為在家工作,或是在線上工作感覺會很自由,可以隨意安排自己時間,但實際上沒有想像中那麼自由與方便。


有時候,必須早上6點起床開會 (紐約10點,台灣和日本是晚上時間),等於5:30就要先起床洗澡打起精神,準備一下要報告什麼,馬上要進入戰備心情。有時候晚上9點也有會 (台灣和日本早上時間),讓心靈無法自然地放鬆。


  • 提前訂定議程:需要一個牧羊人


建議在會議進行之前,先聚焦要討論的議題與流程。我們曾經比較過有訂定議程跟一般會議兩者之間的效率,結果先訂定議程的會議較後者提早將近半小時結束。當與會者提前知道要討論的內容跟參加會議的目的,會議就能夠有目標的進行,也方便在參加會議前預先準備資料,進而節省會議時間。


也在這分享以下幾個問題,能夠幫助與會者思考會議要如何順暢進行。


  1. 這次會議要討論的事情是什麼?

  2. 這次會議時間需要多久?

  3. 這場會議將如何進行?

  4. 會議前需要準備的資料或是上次的會議的代辦事項回顧。

在會議前先規劃好這些事情,會議就有一個良好的起點。


會議進行要保持流暢,有哪些要注意的地方?圖片來源:unsplash


  • 網路的品質影響開會的效率


Sam有一次住在紐約的飯店時,同時要跟日本的夥伴線上開會,沒想到酒店的網路非常不穩定。在開會的過程中,幾乎有百分之60都不知道對方在說什麼,「so we will working on $$^%$&^&^%*, so we can %&%^#&&#*#」,當下只能先把聽到的全部寫下來,會後再自己拼拼湊湊。所以我們保持一個習慣,只要有開會,務必要先確定網路品質。


  • 不要以為每一間咖啡店都適合開會


在咖啡店裡面工作感覺很酷、很舒服,如果你像Sam一樣喜歡在咖啡店工作,必須要注意桌椅的高矮是否適合工作、吵鬧的環境是否適合開會,這些都會影響到開會的效率。有一次在一間咖啡店準備要線上會議,哪知道那間咖啡廳突然開始烘豆子,整個咖啡店像是三溫暖一樣,當然會議也是非常沒有效率。

會議進行中:進度隨時掌控,效率至上

  • 準備一塊數位「共用的白板」,才不會雞同鴨講


遠端會議中,因爲無法掌握彼此狀態及對同件事情不同的理解,像是「很難達成會議結論」、「無法聚焦會議主題」、「會議時程落後」等問題都很常出現。在現實的會議中,普遍都會有白板註明目前的討論事項與進度,而在線上會議時,彼此只是在一個虛擬的線上空間開會,會更需要一塊共同的白板來溝通與達成共識。


這邊很推薦使用Notion做會議紀錄,能同步顯示與會人員正在瀏覽的頁面,也可以很自由又結構化的排列會議訊息。另外,如果本身就是使用Notion去作團隊的資料整理,也可以順便把會議記錄歸檔。


遠端會議最難的就是掌握彼此當下的狀態,但是透過白板聚焦,你會發現,當彼此的音頻都一致的時候,溝通的良好效率,甚至能讓會議提早結束!


遠端會議時,準備一塊「數位白板」,確認彼此在同一個頻率上。圖片來源:unsplash

遠端會議後:確認再聚焦,明確分工

  • 會議後確認後續分工


在遠端會議中,沒辦法捉摸彼此的狀態下,因此在會議結束前會做個總結,讓大家對這次會議內容更清晰,也確保所有人的資訊量是一致的。


  • 在共同的資料庫留下明確指示


Boring在每次會議結束後,都會在團隊的資料庫留下明確的指示——譬如這周要出幾篇文章或是有什麼其他的專案,我們都會盡可能的在資料庫中,將特定工作項目分配給特定人員,並給予確認與最後完工期限,不僅能夠方便管控進度,也能讓有事缺席的夥伴能跟上進度。


其實遠端會議跟現實會議相比,流程大多是一樣的,只是遠端會議礙於長距離,且無法掌握彼此狀態的緣故,需要有對溝通更好的掌握度。也礙於時差,必須得在夥伴好不容易喬到的時間點將會議以最有效率的方式進行。


所以Boring這次提供能幫助大家召開高品質會議的方法,關鍵也都是圍繞在如何讓團隊溝通更順暢無礙。


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封面圖片來源:unsplash