趁著周末讀點書，在調查職場工作者關於使用待辦清單的結果，出乎意料地竟然有高達41%的人，所寫的待辦清單都未完成。
這點讓我思考著，是否你我都掉入了以下陷阱呢？
比如說寫著一項「打電話給記者」，但為何要聯繫？用什麼方式聯繫？聯繫的內容是什麼？對於這任務的情境沒想法，自然執行的難度高，動機也低很多。
延續剛剛的例子，打電話給媒體記者的目的是什麼？邀請出席記者會活動？掌握媒體目標數為何？
預期報導篇幅？那些單位？（平面電子廣播等）。
哇！這下你可能發現了，平常覺得簡單不過的待辦清單，其實並不簡單啊！
書中作者列出了大家常用的待辦清單系統或方法，並逐一分析優劣後，建立出以下流程。但更重要的，如同我在分享視覺筆記課程中常說：「每個人都需建立一套屬於自己的筆記系統」，而待辦清單也是如此。
1. 區隔當前和未來的任務。
2. 用預期成果來定義任務。
3. 把專案拆成多項單獨的任務。
有個笑話是這麼說的。從前從前，有位智者問大眾：「請問大家，怎麼吃掉一頭大象？」現場民眾焦頭爛額、議論紛紛地討論著，就是提不出個答案來。這時，一位小男孩舉起了手，大聲回答「很簡單，就是一小口一小口吃啊！」
然而，專案猶如大象，如何執行首先要能拆解，以小任務達成微行動，用微行動創造微成就，借此塑造一個正向循環。
4. 設定截止日期。
5. 當前任務設為7項以下。
6. 用專案、類、地點來管理任務。
7. 刪去不必要的任務，包含願望、不明確不重要的事，以及下定決心如減肥的事情，不該成為任務，反而是另開專案來處理（參考第三步驟）。
8. 估計完成每項任務的時間，並找出所需到工具，資料及相關資源。
9. 用主動式動詞來引導任務，切記使用具體及正確詞彙，比如剛才的例子，「打電話給記者」，如果說用「聯繫」這個詞，就不夠具體（畢竟聯繫可以是用line，mail，電話或傳真等）。
10. 注意哪些任務需要其他資源的投入，真實情況，我們有時很難獨力完成一個專案，有時有些項目需要別人來提供，如文宣報價，設計等，因此需要備註他人負責事項的時間，內容等資訊。
以上是書中分享的流程與提醒，不知大家都是用什麼樣的方式管理你的待辦清單呢？
書籍資訊：《一流工作者都在用的待辦清單》
對了，如果你對於打造筆記系統，落實用筆記幫你變得更好，歡迎參考我們最新一期的公開班課程喔！
【塗鴉筆記術第四期】
時間：3月29日（日）9:30-16:30，9:00開始報到
地點：小樹屋中正紀念堂605（台北市中正區寧波東街1號6樓）
YOTTA學員優惠價3500元（原價4800元）
YOTTA 你最專業的學習夥伴，提供優質內容與有趣觀點，擴大豐富你的視野。
- 訂閱邱奕霖的專欄，不錯過新文章通知。
- 延伸學習：視覺圖像工作術｜「畫」繁為簡的溝通與紀錄方法
所有圖片來源：邱奕霖
