為什麼要讀這篇文章?
新創公司也罷,中小企業也好,我們身處競爭又難以預測未來的時代,如何利用有限的資源與時間,管理好時間、提升工作生產力,是每個組織想知道的答案。幸運的是,有越來越多所謂的「 辦公室生產力工具 」,減輕我們的負擔。今天,JANDI 訪問 50 位受訪者,盤點出八個最佳辦公室生產力工具。
以下的推薦是基於 JANDI 抽樣訪問現有用戶,廣泛分布於企業中的業務、行銷、客戶服務、策略、海外拓展、公關與人資部門。
此系列文章另針對開發人員、設計師、產品經理心中推薦的生產力工具,為你一一介紹。
1. Wunderlist
越趨複雜的工作與身兼多種角色,這是數位時代工作者的常態。如果你需要一個有效的任務管理工具,Wunderlist 或稱為奇妙清單,是最多 JANDI 用戶推薦的工具。事實上,這個任務管理工具已在 2015 年被微軟 (Microsoft) 併購。
為什麼大家會這麼喜歡呢?有兩個原因。第一是直覺的介面設計,不論個人或是團隊的任務管理都很適合;第二是支援多個平台,包含桌機版和手機板,符合各種用戶的需求。
2. Google Apps
不需要太多說明,Google Apps幾乎是每個工作者的必備,在雲端時代裡能否超越 Office 365,實在值得期待!Google Apps提供各種不同的大小工具,包含電子郵件、行事曆、線上協作與即時訊息。
研究為什麼會推薦 Google Apps?原因在於大部分為免費服務或合理費用,且無須另外下載安裝程式,只要能上網就能使用。不管企業組織的規模如何,都一致推薦 Google Apps,其中又以 Google Docs 和 Google Calendar 最受歡迎。
Google Docs, Sheets, and Slides
分別對應到 word 文字編輯、excel 試算表、powerpoint 簡報功能。不過是以雲端的形式,輔以 Google Drive 等其他服務。聽聽用戶們怎麼說吧!
- 「多人共同協作,非常方便。」
- 「易用和方便性很吸引我,即使在通勤中,也可以使用手機觀看或編輯。」
Google Calendar
Google Calendar 不僅好用,更能串聯至 JANDI 裡。在與工作夥伴的即時通訊中,亦能掌握彼此的每日行程。在 JANDI Connect 串聯中,Google Calendar 也是最常被使用的選項。
- 「不管是桌機或手機版本,都很方便檢查我的行事曆。」
- 「可以和他人共享、觀看對方的行事曆,約見會議時間更容易。」
3. Google Analytics
Google Analytics 或俗稱的 GA,是最知名的數據分析工具之一,這個「 免費 」 工具被廣泛使用在新創、中小型企業、大型企業裡。特別你是數位行銷相關的從業人員,GA 甚至是吃飯的傢伙。由於大部分的 JANDI 用戶來自於廣告、行銷、設計業者,並不意外 Google Analytics 獲得相當不錯的名次。
- 「Google Analytics有太多隱藏功能,不斷讓我學習如何以數據了解顧客行為。更甚而有之,我可以使用再行銷搭配優質內容,做更有效率的行銷。」
- 「Google Analytics 很容易與 Google Adwords 和 Google Play 整合,幾乎不需要更多的分析工具,就能掌握來自網站和移動裝置的流量,並進行即時分析。」
4. Evernote
辦公室工作者目前遇到的問題之一:太多記事或是想法創意,無法被好好記下來。想像主管不定時地交付任務給你,過去只能使用便利貼筆記,但經常將訊息散亂在不同地方,很難整理。Evernote 就是這個問題最好的解答。
如同 JANDI一樣,Evernote 是雲端工具,提供記事、附加與分享檔案、簡易管理任務和待辦清單。Evernote 採用 freemium 的商業模式,並支援各種不同載具。
- 「Evernote 幫助我組織各種資料和片段想法,透過標籤功能可以很輕鬆進行分類。」
- 「支援不同載具,可以讓我隨時隨地記下突如其來的創意。」
5. Pocket
現在,有太多有趣或是知識型的資訊,值得好好花時間閱讀了。對於閱讀者來說,麻煩在於:如何更好的收集想看的資訊?Pocket 提供一種稍後閱讀工具,用來儲存在網路上看見的任何文章。
只要在瀏覽器安裝插件,一鍵將文章儲存後,就能在手機、平板等閱讀剛剛的文章。特別是沒有足夠的時間讀完時,還可以在戶外(無網路)打開閱讀。
6. Trello
任何對於生產力工具有興趣的人,一定聽過 Trello 的大名(2017 年初更因被 Atlassian 併購而更受注目)。Trello 專注於專案管理工具,適用於各種產業與各領域。
排在 Google Calendar 之後,Trello 的 JANDI Connect 也是用戶經常使用的串聯服務。只要有任何專案上的變動,就會被通知到 JANDI 裡面。
- 「Trello 提供方便的專案與任務管理,搭配 JANDI、Dropbox提升互動交流溝通、雲端儲存空間。」
7. Pinterest
Pinterest 是以具設計感為主的社群平台。你或許已經知道 Pinterest 的命名由來,因為可以 pin(釘選) 你感興趣的圖片。
對於設計師社群或部份企業主管來說,Pinterest 的高品質內容、設計、攝影、藝術等,是更棒的社群。
8. JANDI
有將近一半的用戶告訴我們,使用 JANDI 之前沒有試過其他的生產力工具 (非指傳統企業工具,如電子郵件、即時通訊和群聊軟體)。
我們遇到使用者一定會問:所以,你最喜歡哪個功能?
根據任務、專案類別,有組織地建立訊息討論架構。
跨部門溝通更容易,也更明確權責。
檔案分享與搜尋很方便,進階搜尋讓我即使忘記檔名,也能透過其他線索找到所需檔案。
不用一直反覆檢查電子信箱,節省不必要時間浪費。對於追求扁平化、更多水平溝通的企業來說是很好的選擇。
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撰文:JANDI 曹凱閔
封面圖片來源:unsplash
內文圖片來源:JANDI