為什麼要讀這篇文章？
新創公司也罷，中小企業也好，我們身處競爭又難以預測未來的時代，如何利用有限的資源與時間，管理好時間、提升工作生產力，是每個組織想知道的答案。幸運的是，有越來越多所謂的「 辦公室生產力工具 」，減輕我們的負擔。今天，JANDI 訪問 50 位受訪者，盤點出八個最佳辦公室生產力工具。
以下的推薦是基於 JANDI 抽樣訪問現有用戶，廣泛分布於企業中的業務、行銷、客戶服務、策略、海外拓展、公關與人資部門。
此系列文章另針對開發人員、設計師、產品經理心中推薦的生產力工具，為你一一介紹。
1. Wunderlist
越趨複雜的工作與身兼多種角色，這是數位時代工作者的常態。如果你需要一個有效的任務管理工具，Wunderlist 或稱為奇妙清單，是最多 JANDI 用戶推薦的工具。事實上，這個任務管理工具已在 2015 年被微軟 （Microsoft） 併購。
為什麼大家會這麼喜歡呢？有兩個原因。第一是直覺的介面設計，不論個人或是團隊的任務管理都很適合；第二是支援多個平台，包含桌機版和手機板，符合各種用戶的需求。
2. Google Apps
不需要太多說明，Google Apps幾乎是每個工作者的必備，在雲端時代裡能否超越 Office 365，實在值得期待！Google Apps提供各種不同的大小工具，包含電子郵件、行事曆、線上協作與即時訊息。
研究為什麼會推薦 Google Apps？原因在於大部分為免費服務或合理費用，且無須另外下載安裝程式，只要能上網就能使用。不管企業組織的規模如何，都一致推薦 Google Apps，其中又以 Google Docs 和 Google Calendar 最受歡迎。
Google Docs, Sheets, and Slides
分別對應到 word 文字編輯、excel 試算表、powerpoint 簡報功能。不過是以雲端的形式，輔以 Google Drive 等其他服務。聽聽用戶們怎麼說吧！
- 「多人共同協作，非常方便。」
- 「易用和方便性很吸引我，即使在通勤中，也可以使用手機觀看或編輯。」
Google Calendar
Google Calendar 不僅好用，更能串聯至 JANDI 裡。在與工作夥伴的即時通訊中，亦能掌握彼此的每日行程。在 JANDI Connect 串聯中，Google Calendar 也是最常被使用的選項。
- 「不管是桌機或手機版本，都很方便檢查我的行事曆。」
- 「可以和他人共享、觀看對方的行事曆，約見會議時間更容易。」
3. Google Analytics
Google Analytics 或俗稱的 GA，是最知名的數據分析工具之一，這個「 免費 」 工具被廣泛使用在新創、中小型企業、大型企業裡。特別你是數位行銷相關的從業人員，GA 甚至是吃飯的傢伙。由於大部分的 JANDI 用戶來自於廣告、行銷、設計業者，並不意外 Google Analytics 獲得相當不錯的名次。
- 「Google Analytics有太多隱藏功能，不斷讓我學習如何以數據了解顧客行為。更甚而有之，我可以使用再行銷搭配優質內容，做更有效率的行銷。」
- 「Google Analytics 很容易與 Google Adwords 和 Google Play 整合，幾乎不需要更多的分析工具，就能掌握來自網站和移動裝置的流量，並進行即時分析。」
4. Evernote
辦公室工作者目前遇到的問題之一：太多記事或是想法創意，無法被好好記下來。想像主管不定時地交付任務給你，過去只能使用便利貼筆記，但經常將訊息散亂在不同地方，很難整理。Evernote 就是這個問題最好的解答。
如同 JANDI一樣，Evernote 是雲端工具，提供記事、附加與分享檔案、簡易管理任務和待辦清單。Evernote 採用 freemium 的商業模式，並支援各種不同載具。
- 「Evernote 幫助我組織各種資料和片段想法，透過標籤功能可以很輕鬆進行分類。」
- 「支援不同載具，可以讓我隨時隨地記下突如其來的創意。」
5. Pocket
現在，有太多有趣或是知識型的資訊，值得好好花時間閱讀了。對於閱讀者來說，麻煩在於：如何更好的收集想看的資訊？Pocket 提供一種稍後閱讀工具，用來儲存在網路上看見的任何文章。
只要在瀏覽器安裝插件，一鍵將文章儲存後，就能在手機、平板等閱讀剛剛的文章。特別是沒有足夠的時間讀完時，還可以在戶外（無網路）打開閱讀。
6. Trello
任何對於生產力工具有興趣的人，一定聽過 Trello 的大名（2017 年初更因被 Atlassian 併購而更受注目）。Trello 專注於專案管理工具，適用於各種產業與各領域。
排在 Google Calendar 之後，Trello 的 JANDI Connect 也是用戶經常使用的串聯服務。只要有任何專案上的變動，就會被通知到 JANDI 裡面。
- 「Trello 提供方便的專案與任務管理，搭配 JANDI、Dropbox提升互動交流溝通、雲端儲存空間。」
7. Pinterest
Pinterest 是以具設計感為主的社群平台。你或許已經知道 Pinterest 的命名由來，因為可以 pin（釘選） 你感興趣的圖片。
對於設計師社群或部份企業主管來說，Pinterest 的高品質內容、設計、攝影、藝術等，是更棒的社群。
8. JANDI
有將近一半的用戶告訴我們，使用 JANDI 之前沒有試過其他的生產力工具 （非指傳統企業工具，如電子郵件、即時通訊和群聊軟體）。
我們遇到使用者一定會問：所以，你最喜歡哪個功能？
根據任務、專案類別，有組織地建立訊息討論架構。
跨部門溝通更容易，也更明確權責。
檔案分享與搜尋很方便，進階搜尋讓我即使忘記檔名，也能透過其他線索找到所需檔案。
不用一直反覆檢查電子信箱，節省不必要時間浪費。對於追求扁平化、更多水平溝通的企業來說是很好的選擇。
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撰文：JANDI 曹凱閔
封面圖片來源：unsplash
內文圖片來源：JANDI
